Technical Meeting (TM) Before Wedding Day

Assalamualaikum wr wb.

Kesempatan kali ini saya akan membahas tentang point-point dalam technical meeting before wedding. Banyak yang bingung pastinya bagi calon pengantin yang akan melakukan TM di H-2 minggu acara pernikahan, terlebih mereka yang tidak menggunakan jasa WO.

Apa sih pentingnya Techincal Meeting sebelum acara pernikahan ?

Pentingnya adalah kita mengetahui kesiapan dari semua vendor yang berpatisipasi dalam acara kita. Dari mulai kedua calon pengantinnya, WO, pengelola gedung, catering, entertaiment, rias pengantin, MC, photography, dll biasanya akan hadir dalam TM tersebut. Kalo bisa jangan sampai lebih dari 15 orang agar tetap kondusif. 

• Pengelola Gedung :

Pengelola gedung nanti akan menjelaskan peraturan-peraturan yang ada di gedung tempat kita akan melakukan pesta tersebut. Dari mulai jam kita diperbolehkan masuk kedalam ruang rias, jam ac gedung dinyalakan, lampu gedung dinyalakan, jam dekor boleh loading, jam alat musik boleh masuk, jam acara harus dimulai, jam acara harus selesai, step by step kode dari pengelola yang akan memberikan kode bahwa acara tersebut harus segera diselesaikan, misalnya di gedung tempat saya nanti akan melangsungkan acara pernikahan saya, Pak Hery telah menjelaskan bahwa setiap acara yang jam waktu nya sudah harus selesai pihak gedung akan otomatis memberikan 3 step kode dengan dimatikannya lampu hias atas posisi MC, lalu bagian dibawah ceeling gubukan, dan di tangga turun pelaminan. Lalu juga akan dijelaskan tentang charge gedung apabila ada hal-hal yang tidak di inginkan. 

selain itu juga dijelaskan, berapa OB yang akan standbye jika ada makanan/minuman yang tumpah/pecah, pihak keamanan termasuk satpam & petugas kepolisian, serta makanan bagi mereka-mereka tersebut biasanya telah dibebankan oleh pihak catering (beda gedung beda peraturan yaa).

Note : Tanyakan bagaimana antisipasi bagi pihak gedung apabila terjadi mati lampu. Kalau ditempat saya pihak gedung akan menggunakan genset dengan waktu 30 detik setelah lampu mati untuk dapat dinyalakan kembali.

• Catering :

Pihak catering biasanya akan menjelaskan posisi dekor penempatan buffet & gubukan serta setingan dekor pada acara nanti. Sekaligus makesure kembali menu makanan yang telah di fix kan.. catetan penting saya pada saat kemarin saya TM adalah :

1. Makesure posisi gubukan agar semua menu gubuk bisa didalam, tanpa menggunakan sayap kiri & kanan gedung

2. Makesure item handbouqet yang tidak masuk dalam paket

3. Makesure dekor musik yang tidak masuk dalam paket

4. Makesure posisi panggung music & item pendukungnya

5. Makesure posisi meja dessert

6. Makesure item dekor lainnya 

Note : Biasanya kalo kalian memakai jasa catering profesional mereka akan menyediakan plastik untuk membungkus makanan sisa setelah acara untuk didapat dibawa pulang keluarga. Tapi untuk jaga-jaga makesure kan kembali saja ya dengan pihak catering kalian:)

Walaupun pake jasa WO, Calon pengantin kudu tetep punya catetan hehe

• Photography :

Photography akan menjelaskan kembali item paketan yang kita dapat, dan akan meminta kita untuk memilih foto mana saja yang akan dijadikan standing foto pada saat acara. Lalu mengenai jam kita berias infokan ke kru photography, karena bagian ini kru akan melakukan pengambilan foto dan video pada saat kita dirias :)

note : Tanyakan berapa jumlah kru photograpy yang ada pada saat hari H untuk makesure makanan box yang kita sediakan nantinya.

• Music Entertainment :

Music entertainment biasanya juga akan menjelaskan kembali item apa saja yang kita dapat dalam paketan, mereka akan meminta list lagu yang akan dinyanyikan pada saat acara, lalu mengenai posisi panggung dan ukuran panggung, terlebih jika kamu memilih entertaiment yang menggunakan Grand Piano / formasi full chambers. Untuk entertaiment yang saya pakai di acara nanti juga menanyakan dresscode apa yang saya request untuk pemain dan penyanyinya, lalu kita juga bisa request/minimal menanyakan detail alat yang mereka gunakan, misal merk sound nya apa (karena berpengaruh dalam acara anti, apalagi kalo gedung kalian itu memiliki ceeling tinggi), lalu model piano, sexophone dll.

note : Tanyakan waktu yang dibutuhkan pihak vendor untuk loading alat music & setting ? jangan sampai tamu sudah datang, mereka masih loading alat. Dan tekankan bagi kalian yang tidak menginginkan openmic untuk tamu undangan yang mau menyumbangkan suara. Kalo saya dan BH memilih closingmic untuk menghindarkan ada yang request nyanyi dangdutan hahaha :p

oya satu lagii, Tanyakan berapa jumlah kru entertainment yang ada pada saat hari H untuk makesure makanan box yang kita sediakan nantinya.

• MC :

Di dalam TM, MC akan review jalannya susunan acara yang telah dibuat oleh pihak keluarga maupun WO secara detail. lalu kita harus tegaskan mengenai closingmic bagi yang meminta menyumbangkan suara jika memang kita menginginkannya. Yang penting adalah makesure untuk MC agar bertanggung jawab pada waktu yang telah disusun agar acara tidak mulur.

• Rias Pengantin :

Biasanya vendor rias jarang hadir dalam TM, tapi jikalau vendor rias kalian berhalangan hadir, kalian/WO bisa mengunjungi vendor tersebut untuk memastikan mengenai :

- jam mulai berhias?

- waktu untuk merias dan ganti baju pengantin untuk akad & resepsi?

- kru rias berapa orang ?

- kerudung akad, kalung melati, dan nampan include atau tidak ?

***

Daan yaap itu semua tadi adalah point-point dalam technical meeting yang bisa jadi catatan kalian untuk TM nanti, semoga membantu, supaya pada saat TM kita gak cuma ngangguk-ngangguk aja. Inget yaa ini itu adalah hari bahagia kalian dan pasangan, jadi sebisa mungkin pastikan semua item demi kelancarannya. Karena belum tentu vendor yang kita dapat adalah vendor yang profesional kan ? kecuali memang vendor yang cukup memiliki nama ya hehe..

Oya biasanya cemilan pada saat meeting itu dibawa oleh vendor catering kita, jadi kita tidak perlu lagi menyiapkan kue-kuenya pada saat TM :), dan walaupun kalian menggunakan jasa WO..juga bukan berarti terima beres loh yaa, tapi kita juga harus mencatat hal-hal penting dalam TM tersebut.

See you at 10 Sept All Crew!! BISMILLAH

Next Blog insyaAllah saya akan membahas soal :

1. Review Prewedding Concept by Luna Photography

1. Review Undangan by Bias Grafika, Pasar Tebet

2. Review Performa Sawargi pada saat hari H

3. Review Music Entertaiment by Heaven Entertaiment pada saat hari H

4. Review Honeymoon (setelah balik dari honeymoon dong ya pastinyaaa) hehehe

Doain yaaa inshaAllah acara saya tinggal menghitung hari nih, dan mungkin saya akan cuti nge blog dulu sampai hari pernikahan saya, doain semuanya persiapan lancar sampai hari H, semua yang berpartisipasi diberi kesehatan, dan umur yang panjang, dan banyak tamu yang datang.. Aminn Allahuma Amin...